Thuiswerken werd vaak de norm. Digitale communicatie verving face-to-face-contact. Vergaderingen werden voortaan via videocall belegd. Tal van organisaties werden min of meer gedwongen de mogelijkheden en tools te verkennen die horen bij remote werken. Maar wat in veel gevallen uitbleef, was de fundamentele shift in werkcultuur en het herontwerp van ons werkmodel. Toch zijn beide nodig om de nieuwe manier van werken ook daadwerkelijk tot een succes te maken.
Meer dan ‘naar online’ verplaatsen
Het doel bleek veelal nog steeds om zoveel mogelijk op dezelfde tijden te blijven werken met collega’s, ‘synchroon’ maar dan op afstand. Ofwel: alles simpelweg ‘naar online’ verplaatsen. Maar om optimaal te kunnen profiteren van een remote of hybride manier van werken, zal je werk op een wezenlijk andere manier moeten inrichten en faciliteren. Het adopteren en mogelijk maken van asynchroon werken is hier een cruciaal onderdeel van. Ofwel: het mogelijk maken dat medewerkers op afstand effectief kunnen (samen)werken, zonder dat zij dit op dezelfde tijd hoeven te doen.
Asynchroon werken biedt kansen
Het bieden van de mogelijkheid om asynchroon te werken, kent – mits goed uitgevoerd – veel voordelen. Zowel voor medewerkers als voor de organisatie als geheel. Het scheelt vaak tijd, doordat mensen zelf kunnen kiezen wanneer zij het beste aan bepaalde taken kunnen werken.
Doordat het idee van ‘aanwezigheid boven alles’ wordt losgelaten, voorkomt het zinloze meetings en geeft het mensen meer focus en ruimte voor taken die werkelijk belangrijk zijn. En, in tegenstelling tot een werkvloer waar vooral de mensen uitblinken die gemakkelijk on the spot en in groepsverband kunnen presteren, biedt asynchroon werken uitkomst voor mensen die minder mobiel zijn, minder goed tegen prikkels kunnen of gewoon op hun best zijn als ze even in afzondering op een taak hebben kunnen broeden. Zo raakt asynchroon werken ook aan belangrijke thema’s als diversiteit en inclusie.
Tooling, coaching en scholing
Succesvol asynchroon werken gaat het beste met een helder systeem, goede afspraken en een daarop ingerichte online samenwerkomgeving. Medewerkers hebben allereerst goede online tools nodig die hen in staat stellen om hun werkzaamheden locatieonafhankelijk en asynchroon uit te voeren. Maar ze hebben ook begeleiding en scholing nodig om goed met deze tools te leren omgaan. En: leidinggevenden zullen moeten worden bijgeschoold en gecoacht om zich een nieuwe manier van leidinggeven eigen te maken: met minder focus op controle en meer op vertrouwen. Minder op aanwezigheid en meer op output.
Sturing, coaching en strategie cruciaal
Succesvol ‘asynchroon werken’ is dus zeker geen kwestie van: doe allemaal maar wat je het beste uitkomt. Om deze manier van werken werkelijk effectief te implementeren en omarmen, is bewuste sturing, strategie en coaching vanuit de organisatie nodig.
En daarbij heeft HR in mijn ogen een belangrijke rol te spelen. Sterker nog: in de organisatie van de toekomst is de rol van HR misschien wel belangrijker dan ooit. Want waar HR de afgelopen jaren nog weleens gereduceerd is tot een soort aanspreekpunt over arbeidsvoorwaarden, verzuim en vakantiedagen, is de rol en het bestaansrecht van HR in essentie veel breder. En waardevoller.
Heldenrol voor HR
HR staat in essentie namelijk voor het waarborgen van het menselijk kapitaal. Voor het aantrekken, faciliteren en koesteren van misschien wel de belangrijkste bron voor iedere organisatie: de eigen medewerkers, de eigen mensen. Zodat zij de ruimte krijgen om niet alleen te functioneren, maar ook echt te floreren. Zodat de organisatie met hen mee floreert. Een werkcultuur waarbinnen asynchroon werken aangemoedigd en ondersteund wordt, biedt medewerkers in potentie de mogelijkheid te werken op de tijd, de plaats en de manier die bij hen past en die bijdraagt aan hun energie, motivatie en werkgeluk. Stuk voor stuk zijn die elementen cruciaal voor het stimuleren van bevlogenheid en productiviteit, het terugdringen van verzuim en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid. Stuk voor stuk belangrijke HR-thema’s.
Werkvraagstukken van deze tijd
HR kan een faciliterende en pionierende rol spelen in de organisatiebrede cultuuromslag en mindset shift die nu nodig is. Een shift waarbij opnieuw nagedacht wordt over werk, mensen, tijd, locatie en de relatie daartussen.
Hoe zorg je dat mensen kunnen werken waar en wanneer ze willen, terwijl je toch ook voor samenhang, verbondenheid en groepsgevoel zorgt? Hoe bied je werknemers de ruimte om minder op kantoor te zijn, als zij daar de voorkeur aan geven, terwijl je junior medewerkers ondertussen ook de energieke en inspirerende leeromgeving biedt die zij juist in hun beginjaren zo hard nodig hebben? Hoe zorg je voor flexibiliteit met daaronder een fundament van een helder beleid? Hoe zorg je dat de vrijheid van ‘werken waar en wanneer je maar wil’ voor medewerkers niet omslaat in de druk van ‘altijd aan staan’?
Mindset van flexibiliteit en leergierigheid
Dit zijn de vraagstukken en uitdagingen waarin de HR-afdelingen van de toekomst een belangrijke rol kunnen spelen. We bevinden ons momenteel in een grotere transitie naar een nieuwe, flexibeler manier van werken. Van mensen die zich voegen naar organisaties, naar organisaties die meebewegen met hun mensen. Dat vraagt om een mindset van flexibiliteit, openheid en leergierigheid. Ik geloof dan ook dat deze vraagstukken alleen aangepakt kunnen worden als organisaties en medewerkers omarmen dat er niet één juist antwoord op bestaat. Als we omarmen dat we de manier waarop we samenwerken as we speak opnieuw aan het vormgeven zijn. En dat dit proces vooral uitnodigt tot experimenteren, reflecteren, ervaringen delen en al doende leren.
Blijf altijd in beweging
Bouw ruimte, aandacht en tijd in om met nieuwe systemen, afspraken, tools en strategieën te experimenteren, leer van nieuwe ervaringen, geef medewerkers de ruimte om te leren en blijf wendbaar. Neem de ruimte om toe te groeien naar een nieuw evenwicht, een balans die werkt voor de organisatie, het team en het individu. En wees niet bang om gaandeweg tot nieuwe inzichten te komen en bij te sturen. De manier waarop we als mensen (samen) werken is altijd in beweging en wie in staat is om mee te bewegen zal op de lange termijn het meest veerkrachtig en toekomstbestendig zijn.
