1. Het verbeterplan moet schriftelijk zijn vastgelegd
Het verbetertraject is vormvrij. De wet zegt niet dat het plan een bepaald format moet hebben. Enerzijds is dat prettig, maar het is ook een valkuil voor werkgevers, vertelt de arbeidsrechtadvocaat van Van Gelderen Arbeidsrechtadvocaten. “Werkgevers vragen zich af hoe uitgebreid zo’n plan moet zijn: ‘Is één A4-tje genoeg?’ De lengte van het verbeterplan kan erg verschillen. Het is afhankelijk van de functie en de hoeveelheid functie-eisen die aan de werknemer wordt gesteld.”
“Zorg er als HR-professional er in ieder geval voor dat er een apart document wordt opgesteld dat als titel ook echt ‘verbeterplan’ heeft”, zegt Van Gelderen. “Zorg ook dat de leidinggevende niet te lang wacht voordat hij een officieel verbeterplan opstelt. Ik zie in de praktijk dat er vaak al heel lang gedoe is over het functioneren van een werknemer, voordat er daadwerkelijk iets op papier komt. Dat leidt ertoe dat je in feite nog veel langer met een disfunctionerende werknemer bezig bent dan alleen de duur van het verbetertraject. Als je dat wilt voorkomen is het aan te raden om dus sneller door te pakken en een verbeterplan op te stellen.”
2. Doelen voor de werknemer moeten concreet en objectief zijn
“Hier ligt echt een taak voor HR: controleer of de gestelde verbeterdoelen geconcretiseerd zijn. Ze moeten ook meetbaar zijn gemaakt,” zegt Van Gelderen. “In sommige functies kun je heel duidelijk een bepaalde output verwachten. Verbeterdoelen zijn dan makkelijk concreet te maken. Een werknemer moet bijvoorbeeld veertig ordes verwerken op een dag, in plaats van twintig.”
Het formuleren van goede doelen wordt al lastiger als het gaat om gedrag of houding. Stel een werknemer functioneert vakinhoudelijk goed maar praat altijd heel negatief over de organisatie en zijn collega’s. Hij heeft ook een grote hekel aan alles wat met samenwerking te maken heeft, terwijl de werkgever verwacht dat de werknemer goed functioneert in een team. De werknemer moet ‘normaal’ communiceren met zijn collega’s. Hoe formuleer je het verbeterdoel in zo’n geval? Van Gelderen: “Het doel moet niet te subjectief overkomen of multi-interpretabel zijn. Denk daarom bijvoorbeeld aan de volgende twee concrete, meetbare doelen:
- de werknemer doet actief mee aan groepsactiviteiten
- de leidinggevende krijgt geen signalen of klachten van collega’s over een negatieve houding of gedrag van de werknemer.”
3. De doelen moeten realistisch en haalbaar zijn
Disfunctioneren betekent in het kort: niet voldoen aan de functie-eisen. Wat realistisch en haalbaar is voor een bepaalde functie, zou moeten blijken uit een functiebeschrijving. “HR moet dus zorgen dat de functiebeschrijving actueel is. De werknemer weet dan wat de eisen zijn van een bepaalde functie, zodat de verbeterdoelen daarop afgesteld kunnen worden. Als de verbeterpunten aansluiten bij de functiebeschrijving of in het verlengde daarvan liggen, dan zal ook vrij snel sprake zijn van realistische en haalbare doelstellingen.”
4. Ondersteun de werknemer actief
Houd een vinger aan de pols bij de gestelde doelen. Je kan ook vragen of de werknemer nog iets nodig heeft om de doelen te halen. Bij een houdingsprobleem kan een coachingstraject een oplossing zijn. Of misschien kan de werkgever extra scholing aanbieden op vakinhoudelijk vlak. Sinds 1 augustus 2022 is de werkgever verplicht om scholing die noodzakelijk is voor een bepaalde functie te bekostigen.
Van Gelderen: “Vraag ook naar de behoefte van de werknemer. ‘Zijn er nog aanvullende zaken die moeten worden opgenomen in het verbeterplan?’
Als een werknemer ‘nee’ zegt, dan is dat ook een antwoord. Het voorkomt dat een werknemer later zegt dat er ‘zomaar’ een plan is uitgestort dat hij maar moest uitvoeren. Betrek de medewerker dus actief bij het verbeterplan. Het is een veel voorkomend misverstand bij werkgevers om te denken het verbetertraject vooral iets is waar de werknemer simpelweg eenzijdig aan moet voldoen. Zo werkt het niet. De werkgever moet ook aan de slag.”
5. Evalueer het verbeterplan tussentijds
Evalueer de opgestelde doelen regelmatig tijdens evaluatiegesprekken. “Ik zie dat nog weleens misgaan”, vertelt Van Gelderen. “Er wordt een goed plan gemaakt, maar de werkgever is niet consequent in het nakomen van de evaluatie-afspraken. Let hierop. Je wilt niet dat je als werkgever nalatig overkomt in een rechtszaak. Zorg dus dat je je houdt aan het plan. Doet je dat niet, dan moet het verbetertraject opnieuw worden gestart of worden verlengd. Je kunt je voorstellen dat het dan allemaal erg lang kan gaan duren.”
Het is vaak afhankelijk van hoe groot een werkgever of HR-afdeling is, hoe professioneel ze omgaan met het verbeterplan, vertelt Van Gelderen. “Een grote HR-afdeling gaat dat beter af dan de kleine printshop op de hoek bijvoorbeeld. De rechter is doorgaans wat milder bij kleinere werkgevers.”
